Платёжный календарь: как увидеть кассовый разрыв за 6 недель

Кассовый разрыв почти никогда не появляется внезапно. Обычно его видно за несколько недель: крупная закупка совпадает с выплатой зарплаты, клиент сдвигает оплату, приходит налог за полугодие. Собственник узнаёт об этом в день платежа просто потому, что смотрит на остаток на счёте, а остаток показывает только сегодняшний день.

Платёжный календарь решает эту задачу. Это таблица, где по неделям расписаны все будущие поступления и платежи. Ниже инструкция, как собрать его за 2 часа и вести за 20-30 минут в неделю.

Что такое платёжный календарь

Платёжный календарь отвечает на один вопрос: сколько денег будет на счетах в конце каждой недели. Для этого в таблице есть четыре блока:

1. Остаток на начало недели: деньги на всех счетах и в кассе.
2. Поступления: оплаты клиентов, возвраты, кредиты, взносы собственника.
3. Платежи: поставщики, зарплата, аренда, налоги, кредиты, реклама, вывод денег собственником.
4. Остаток на конец недели: остаток на начало плюс поступления минус платежи.

Остаток на конец недели становится остатком на начало следующей. Если в какой-то неделе он уходит в минус или опускается ниже неснижаемого резерва, перед вами будущий кассовый разрыв.

Шаг 1. Выберите горизонт и формат

Для малого бизнеса удобен горизонт в 8 недель. Короче не видно крупных платежей, длиннее прогноз становится гаданием.

Формат: Google Таблица или Excel. Строки: статьи поступлений и платежей. Столбцы: недели. Отдельная программа на старте не нужна, достаточно таблицы, которую открывают собственник и бухгалтер.

Шаг 2. Соберите остатки и обязательные платежи

Начните с того, что известно точно:

• остатки на всех счетах, включая Kaspi, кассу и депозиты;
• зарплата и авансы с датами выплат;
• аренда, кредиты и лизинг по графику;
• налоги и обязательные платежи с датами уплаты;
• подписки и регулярные услуги.

Эти платежи не зависят от продаж, и именно они чаще всего создают разрыв в слабые недели.

Шаг 3. Внесите поступления по реальным срокам оплаты

Главная ошибка первого календаря: ставить поступление в неделю продажи. Деньги приходят тогда, когда клиент платит. Поэтому:

1. Выпишите дебиторскую задолженность: кто, сколько и когда обещал заплатить.
2. Для новых продаж используйте фактический средний срок оплаты по прошлым месяцам.
3. Если клиент дважды подряд задерживал оплату, ставьте его поступление на неделю позже обещанного.

Для розницы и общепита с оплатой в день покупки достаточно средней недельной выручки по прошлым неделям с поправкой на сезон.

Шаг 4. Добавьте переменные платежи

Теперь всё, что зависит от объёма работы:

• закупки товара и сырья под план продаж;
• комиссии банков и маркетплейсов;
• реклама;
• проценты менеджерам.

Отдельной строкой внесите деньги, которые забирает собственник. Если эта сумма нигде не записана, календарь будет показывать запас, которого на деле нет.

Шаг 5. Найдите недели с риском

Посчитайте остаток на конец каждой недели и отметьте цветом:

• красный: остаток ниже нуля;
• жёлтый: остаток ниже неснижаемого резерва.

Неснижаемый резерв собственник задаёт сам. Частый ориентир: сумма обязательных платежей на 2-4 недели вперёд. Например, если зарплата, аренда и налоги за 2 недели составляют 4 000 000 ₸, держите на счёте хотя бы эту сумму.

Шаг 6. Закройте разрыв заранее

Когда разрыв виден за 4-6 недель, вариантов много. Когда он виден за день, вариант обычно один: просить отсрочку у сотрудников или брать дорогой кредит.

Что можно сделать заранее:

1. Ускорить поступления: напомнить должникам, предложить скидку за предоплату, выставить счета раньше.
2. Сдвинуть платежи: договориться с поставщиком о частичной оплате или переносе, разнести крупную закупку на две недели.
3. Пересмотреть закупки: закупать под подтверждённые заказы в недели с риском.
4. Отложить вывод денег собственником до недели с запасом.
5. Подготовить резервный источник: кредитную линию или овердрафт договорить заранее, пока банк видит здоровые обороты.

Шаг 7. Ведите календарь каждую неделю

Календарь работает, пока его обновляют. Раз в неделю, в один и тот же день:

1. Внесите факт прошедшей недели: что пришло и что ушло.
2. Сравните факт с планом и найдите причины расхождений.
3. Добавьте новую неделю в конец горизонта.
4. Проверьте красные и жёлтые недели и решите, что делаете.

Это 20-30 минут. Если бухгалтер готовит факт заранее, собственнику остаётся 10 минут на решения.

Пример: как разрыв становится видно заранее

Возьмём условный пример: оптовая компания, остаток на счёте 6 000 000 ₸. Через 3 недели совпадают закупка на 9 000 000 ₸ и зарплата на 3 500 000 ₸, а крупный клиент платит через 5 недель. В календаре третья неделя уходит в минус на 2 000 000 ₸.

Собственник видит это за 3 недели и делит закупку на две части, а клиенту предлагает скидку 2% за оплату на 2 недели раньше. Минус исчезает, зарплата выплачивается вовремя. Цифры в примере условные, в вашем бизнесе суммы будут свои.

Как связать календарь с остальными цифрами

Платёжный календарь отвечает на вопрос про деньги на счёте. Чтобы видеть картину целиком, рядом нужны ещё две таблицы:

• Управленческий отчёт о прибыли раз в месяц: выручка, расходы по статьям, прибыль по направлениям. Он показывает, зарабатывает ли бизнес.
• Список дебиторской задолженности раз в неделю: кто и сколько должен, сколько дней просрочки. Он показывает, где застряли деньги.

Если прибыль в отчёте есть, а в календаре постоянные разрывы, причина обычно в сроках: клиенты платят позже, чем вы платите поставщикам, или деньги лежат в запасах. Если разрывы и в календаре, и прибыль в отчёте низкая, разговор уже о ценах и расходах.

Сверяйте эти таблицы раз в месяц. Хватит 30 минут, чтобы понять, где главная проблема: в продажах, в сроках оплаты или в расходах.

Частые ошибки

• Календарь путают с бюджетом. Бюджет показывает доходы и расходы за месяц, календарь показывает деньги по дням и неделям.
• Поступления ставят по дате продажи. Деньги приходят по дате оплаты.
• Вывод собственника не записан. Самая частая причина «неожиданных» разрывов.
• Календарь собрали один раз. Через 3 недели он устаревает и перестаёт помогать.

С чего начать сегодня

Откройте таблицу, поставьте 8 столбцов по неделям и внесите остатки и обязательные платежи. Уже это покажет самые опасные недели. Короткая версия инструкции есть в ответе что делать при кассовом разрыве, а шаблоны финансовых инструментов собраны в открытой библиотеке клуба.

Если разрывы повторяются каждый месяц, причина обычно глубже: в ценах, сроках оплаты клиентов или структуре расходов. На экспресс-разборе в Business Surgery основатели клуба за 1 час находят главную причину и первые шаги, стоимость 50 000 ₸. Подробнее о формате на странице О клубе.