Контроль закупок от откатов

Что даёт инструмент

Заявку, выбор, заказ и приёмку делают разные люди, цены сверяются с рынком. Откаты становятся заметными.

Когда он нужен

• Цены выше рынка
• Закупщик держится за одного поставщика
• Один выбирает, заказывает и принимает
• Подозрения без доказательств
• Большие регулярные закупки

Пошагово

1. Раздели функции

   Заявка, выбор поставщика, заказ, приёмка, оплата: минимум три человека. В малом бизнесе выбор и оплату оставь себе.

   Частая ошибка: Всё одному, «он лучше знает». Дорога откатам.

2. Выбирай из нескольких предложений

   Раз в квартал цены от 3 поставщиков. Решение по цене, качеству и условиям, письменно.

   Частая ошибка: Сравнивать только цену за единицу.

3. Сверяй цены с рынком

   Раз в месяц 10-20 главных позиций против рынка. Отклонение больше 5% разбирается.

   Частая ошибка: Проверять раз в год. Переплата станет нормой.

4. Принимай по факту

   Вес, количество, качество против накладной и заявки, расхождения поставщику. Принимает не тот, кто заказывал.

   Частая ошибка: Принимать на глаз. Недовес и пересортица часть схемы.

5. Дай канал для сигналов

   Анонимный канал для сотрудников и поставщиков. В договоре запрет вознаграждений сотрудникам.

   Частая ошибка: Публичные обвинения без доказательств.

Как понять, что работает

• Цены главных позиций: отклонение от рынка меньше 5%
• Функции разделены
• Сверка цен раз в месяц
• Выбор из 3 предложений раз в квартал

Рабочий лист

Контроль закупок

Кто что делает, сверка цен, журнал приёмки.

Разделы: Кто что делает, Сравнение с рынком, Договор с поставщиком.

Помогает при диагнозах

• Откаты и левые сделки сотрудников