Регламент совещания

Что даёт инструмент

Совещания с повесткой, лимитом времени и протоколом в течение часа. Решения не теряются, люди возвращают себе часы.

Когда он нужен

• Два часа планёрки, решений никто не помнит
• Сидят люди, которым там нечего делать
• Обсуждаете одно и то же, прошлое не выполнено
• Совещание стало монологом собственника
• Каждый уверен, что задачу взял другой

Пошагово

1. Реши, нужно ли совещание

   Тип пункта: решить, обсудить, сообщить. «Сообщить» уходит в чат.

   Частая ошибка: Зачитывать цифры вслух. Читать 2 минуты, слушать 30.

2. Рассылай повестку за день

   Пункт: формулировка, тип, докладчик, минуты. Повестки нет: совещания нет.

   Частая ошибка: «Ну, что у нас?». Победит самый громкий.

3. Позови только нужных

   Тех, кто решает или без кого решить нельзя. Нужен на один пункт: ставь его первым и отпускай.

   Частая ошибка: Всех руководителей «чтобы были в курсе».

4. Назначь ведущего и секретаря

   Ведущий держит повестку и время. Секретарь пишет решения на экране.

   Частая ошибка: Протокол по памяти. Версий будет столько, сколько участников.

5. Пиши решение по формуле

   Что, кто один, к какому сроку. Решения нет: что для него нужно и кто принесёт.

   Частая ошибка: «Обсудили вопрос с арматурой». Никого не обязывает.

6. Протокол за час, начало с проверки

   Протокол в чат за час. Следующая встреча начинается с проверки прошлых решений.

   Частая ошибка: Протоколы в папке, которую не открывают.

Как понять, что работает

• Длительность: не больше плана
• Решения в срок: от 85%
• Участников: максимум 6-7
• Протокол за час: 100%

Рабочий лист

Регламент совещания

Повестку ведущий заполняет накануне, протокол секретарь пишет на встрече. Правила повесь в переговорной.

Разделы: Совещание, Повестка, Протокол решений, Правила.

Помогает при диагнозах

• Перепроизводство
• Отделы воюют между собой
• Поручения теряются
• Совещания без решений