Поручения теряются

Что происходит

Задачи ставятся в коридоре, в чатах и на планёрке без протокола. Через неделю: «думал, не срочно». Собственник напоминает по три раза, важное висит месяцами.

Признаки

• Задачи в десятке чатов и на словах
• Нет срока и ответственного
• Напоминаешь по нескольку раз
• Сделали не то, что имелось в виду
• «На следующей неделе» тянется месяцами

Причины

• Нет одного места для задач
• Нет результата и способа проверки
• Открытые задачи не просматривают
• Исполнитель не подтверждает задачу и срок

Во что это обходится

Собственник поручил договориться с поставщиком упаковки дешевле на 15%. Задача утонула в чате и всплыла через 4 месяца. При закупке упаковки на 1,2 млн ₸ в месяц это 720 000 ₸ упущенной экономии. Плюс 5-7 часов в неделю на напоминания.

Цифры приведены как пример расчёта. В вашем бизнесе суммы будут свои.

Самопроверка

Посчитайте ответы «да».

1. Задачи ставятся устно или в общих чатах
2. У большинства поручений нет даты
3. Об одной задаче ты напоминаешь больше двух раз
4. Нет одного списка всех открытых задач команды
5. Исполнитель не повторяет задачу своими словами перед началом
6. За последний месяц задачу сделали не так, как ты имел в виду
7. Есть задачи, которые переносятся дольше месяца

Как читать результат: 0-2 норма, 3-5 риск, 6+ диагноз подтверждён.

Первые шаги

1. Выбери одно место для задач: Битрикс24, Trello или таблица. Задачи вне него не считаются
2. Перенеси туда поручения из чатов с ответственным и датой
3. По пятницам 20 минут разбирай с командой просроченные

Если ничего не менять

В голове сотни задач, вечера уходят на напоминания. Стратегические задачи не сделаются, команда привыкнет забывать без последствий.

Инструменты лечения

• Система постановки задач
• Трекер выполненных задач
• Регламент совещания
• Матрица Эйзенхауэра