Нет описанных процессов

Всё в головах, новичок учится месяцами, ошибки повторяются

Что делать, если всё в головах, новичок учится месяцами, ошибки повторяются?

Это диагноз «Нет описанных процессов»: как принимать заказ, отгружать и оформлять возврат, знаешь ты и пара старых сотрудников. Начни с этого: нарисуй на листе путь заказа от первого контакта до оплаты, с исполнителями. Дальше: отметь 3 места частых ошибок и опиши для каждого правило в 5-7 пунктов. Потом: заведи журнал ошибок: что случилось, сколько стоило, какое правило поможет.

Что происходит

Как принимать заказ, отгружать и оформлять возврат, знаешь ты и пара старых сотрудников. Новичок учится на ошибках, ошибки забываются и повторяются у другого. Второй филиал не открыть: нечего передать.

Признаки

Новичок спрашивает разных людей и получает разные ответы
Ни один регламент не используется
Качество зависит от исполнителя
Путь заказа от заявки до оплаты не нарисовать
Второй филиал пугает: непонятно, как всё повторить

Причины

Компания росла сама, процессы никто не описывал
Регламенты считаются бюрократией
Нет карты процессов с началом и концом каждого
Ошибки не превращаются в правила
У процессов нет ответственных

Во что это обходится

4% из 400 заказов типографии переделывают из-за неверно принятого макета или тиража: 16 заказов по 35 000 ₸, это 560 000 ₸ в месяц. Новый менеджер с окладом 280 000 ₸ полтора месяца работает вполсилы: около 210 000 ₸ на каждого.

Цифры приведены как пример расчёта. В вашем бизнесе суммы будут свои.

Самопроверка

Посчитайте ответы «да».

У тебя нет описания хотя бы одного ключевого процесса, которым реально пользуются?
Новичок учится больше месяца, прежде чем работать самостоятельно?
Одна и та же ошибка повторялась у разных сотрудников за последние 3 месяца?
Ты не можешь нарисовать путь заказа от заявки до оплаты на одной странице?
У каждого процесса нет конкретного ответственного?
Ошибки не записываются в журнал и не разбираются?
Качество заметно зависит от того, кто выполнял работу?
Открытие второй точки или филиала сейчас кажется невозможным?

Как читать результат: 0-2 норма, 3-5 риск, 6+ диагноз подтверждён.

Первые шаги

Нарисуй на листе путь заказа от первого контакта до оплаты, с исполнителями
Отметь 3 места частых ошибок и опиши для каждого правило в 5-7 пунктов
Заведи журнал ошибок: что случилось, сколько стоило, какое правило поможет

Если ничего не менять

Бизнес держится на тебе и паре старых сотрудников. Ошибки повторяются, качество скачет. Филиал или франшиза остаются мечтой: передавать нечего.

Инструменты лечения

Разобрать это на вашем бизнесе

Business Surgery: клуб бизнес-трекинга в Алматы. На диагностике бизнеса оба основателя клуба за 1 час находят главную причину, которая тормозит ваш бизнес, и первые шаги. Стоимость 50 000 ₸. Подробнее о клубе.

Записаться на диагностику бизнеса · 50 000 ₸99 чек-листов в Telegram