Данные не сходятся

Что происходит

В CRM выручка 18 млн ₸, в кассе 16,4 млн ₸, у бухгалтера 15,9 млн ₸. Полчаса спорят, чья таблица верна, потом решают на ощущениях.

Признаки

• Выручка в системах разная
• Один показатель считают по-разному
• Обсуждение цифр становится спором об источнике
• Нет описания, как считается показатель
• Сверка вручную занимает дни

Причины

• Нет справочника показателей
• У каждого отдела своя таблица
• Возвраты, отмены и предоплаты учитывают по-разному
• Нет главного источника

Во что это обходится

CRM турагентства считает продажи по дате брони, бухгалтерия по дате оплаты. В CRM март рекордный, 22 млн ₸, реально поступило 14 млн ₸. Собственник нанял двух менеджеров, добавил 600 000 ₸ в рекламу и в апреле получил кассовый разрыв на 3,5 млн ₸.

Цифры приведены как пример расчёта. В вашем бизнесе суммы будут свои.

Самопроверка

Посчитайте ответы «да».

1. Выручка за месяц в разных системах отличается больше чем на 2%
2. Нет документа с формулой расчёта каждого показателя
3. На совещании спорили, чья цифра правильная
4. Возвраты и отмены в разных системах учитываются по-разному
5. Для выручки не назначен главный источник
6. Цифры сверяются вручную раз в месяц или реже

Как читать результат: 0-2 норма, 3-5 риск, 6+ диагноз подтверждён.

Первые шаги

1. Выпиши выручку прошлого месяца из всех систем и найди причины разницы
2. Для 5 главных показателей запиши формулу, источник и ответственного
3. Назначь главный источник выручки: споры решаются по нему

Если ничего не менять

Цифрам не верит никто, ошибки данных становятся ошибками найма и закупок.

Инструменты лечения

• Справочник показателей
• Управленческий отчёт
• Минимальные правила CRM
• Панель показателей