Документы и договоры теряются

Что происходит

Договоры лежат у разных людей, в почте и в машине менеджера. Условия ищут полдня, акты не подписаны месяцами, сроки истекают незаметно.

Признаки

• Договор ищут дольше 10 минут
• Нет списка договоров со сроками
• Оригиналы не вернулись
• Сроки доверенностей истекают незаметно
• Документы ушли с сотрудником

Причины

• Нет реестра и места хранения
• Нет ответственного
• Нет напоминаний о сроках
• Нет электронного документооборота

Во что это обходится

Потерянный документ стоит денег в споре. Пример: не нашли акт на 6,5 млн ₸, заказчик без оригинала не платит. Суд занял 5 месяцев и 900 000 ₸ на юриста. Ещё 400 000 ₸ неустойки по забытому договору аренды техники.

Цифры приведены как пример расчёта. В вашем бизнесе суммы будут свои.

Самопроверка

Посчитайте ответы «да».

1. Чтобы найти нужный договор, требуется больше 10 минут?
2. Нет реестра действующих договоров со сроками и суммами?
3. Есть договоры, оригиналы которых не вернулись от контрагентов?
4. Акты и закрывающие документы не подписаны больше месяца?
5. Сроки договоров или лицензий истекали незаметно?
6. Документы хранятся у разных сотрудников?
7. При уходе сотрудника документы терялись?
8. Ты не используешь электронную подпись для документов с контрагентами?

Как читать результат: 0-2 норма, 3-5 риск, 6+ диагноз подтверждён.

Первые шаги

1. Собери договоры за год в одну папку
2. Составь таблицу договоров со сроками
3. Назначь ответственного за документы

Если ничего не менять

Через год хаос вырастет. Один проигранный спор обойдётся дороже годовой зарплаты офис-менеджера.

Инструменты лечения

• Реестр договоров и документов
• Регламент процесса
• Передача дел при уходе