Грязные данные в учёте

Что происходит

Один клиент записан трижды, товар под разными названиями, сделки без суммы. В каждом отчёте ошибка, решения снова на ощущениях.

Признаки

• Дубли клиентов и товаров
• Пустые обязательные поля
• Ошибки находят после отправки отчёта
• Руководители перепроверяют цифры вручную

Причины

• Нет правил ввода
• Нет справочников и обязательных полей
• Вводят многие и по-разному
• Никто не отвечает за данные

Во что это обходится

Пример: из-за дублей закупщик видит 20 штук вместо 120 и закупает лишнего на 2,4 млн ₸. Бухгалтер тратит на сверку 3 дня в месяц, около 150 000 ₸.

Цифры приведены как пример расчёта. В вашем бизнесе суммы будут свои.

Самопроверка

Посчитайте ответы «да».

1. В CRM или учёте есть дубли клиентов и товаров?
2. Обязательные поля часто остаются пустыми?
3. После отправки отчёта находят ошибки в цифрах?
4. Руководители перепроверяют цифры вручную?
5. Нет правил, как вводить названия, даты и суммы?
6. Никто не отвечает за качество данных?
7. Из-за ошибок в данных были неправильные закупки или расчёты?
8. Ты не доверяешь цифрам в своей системе?

Как читать результат: 0-2 норма, 3-5 риск, 6+ диагноз подтверждён.

Первые шаги

1. Найди дубли в списке клиентов или товаров
2. Запиши правила ввода
3. Назначь ответственного за справочники

Если ничего не менять

Через год данных больше, доверия меньше. Мусор на входе обесценит любую аналитику.

Инструменты лечения

• Справочник показателей
• Сверка цифр из двух источников
• Минимальные правила CRM
• Единая база данных в Google Таблицах