Business Surgery

Business Surgery / Библиотека / Процессы

Инструмент · Процессы

Система постановки задач

Все поручения в одном месте с результатом и сроком: просрочки ниже 10% за 2 месяца

1 день на запуск, 10 минут в день, 20 минут в неделюбазовый

Что даёт инструмент «Система постановки задач» и как его применить?

Перенесёшь поручения из мессенджеров в одну систему: у каждой задачи результат, срок и исполнитель. Шаги: выбери одно место для задач; пиши задачу по формуле; исполнитель заводит задачу сам; статус каждый день до 10:00; раз в неделю разбирай просрочки. Просрочки видны сразу, вспоминать, что поручал, не нужно.

Что даёт инструмент

Перенесёшь поручения из мессенджеров в одну систему: у каждой задачи результат, срок и исполнитель. Просрочки видны сразу, вспоминать, что поручал, не нужно.

Когда он нужен

  • Поручаешь в WhatsApp и Telegram и не помнишь кому
  • Сделано «почти», совсем не то
  • «Я не видел это сообщение»
  • Клиенты говорят, что вы забываете договорённости
  • Каждый вечер пишешь «ну что там?» пятерым

Пошагово

  1. Выбери одно место для задач

    Трекер или Google-таблица при команде до 10 человек. Поручение вне системы задачей не считается.

    Частая ошибка: Две системы «пока привыкаем». Победит мессенджер.

  2. Пиши задачу по формуле

    Глагол, проверяемый результат, дата и время, исполнитель, проверяющий.

    Частая ошибка: Срок «на этой неделе». У каждого свой.

  3. Исполнитель заводит задачу сам

    Ты поручаешь как удобно, хоть голосом. За час исполнитель заводит задачу и пишет «принял, срок такой-то».

    Частая ошибка: Заводить всё самому. Бросишь через неделю.

  4. Статус каждый день до 10:00

    В работе, ждёт кого-то (кого), готово.

    Частая ошибка: Спрашивать статус в личке.

  5. Раз в неделю разбирай просрочки

    20 минут: новый срок с причиной или отмена. Три переноса: закрыть или поднять к тебе.

    Частая ошибка: Ругать публично. Сроки начнут ставить с запасом в неделю.

Как понять, что работает

  • Просрочено: до 10%
  • Задачи без срока или результата: 0
  • Принято без переделки: от 80%
  • Поручения вне системы через месяц: 0

Рабочий лист

Система постановки задач

Карточка на задачу, реестр для недельного разбора. Правила повесь у рабочих мест.

Разделы: Карточка задачи, Реестр задач, Разбор просрочек, Задача принимается, если.

Открыть рабочий лист (PDF)

Помогает при диагнозах

Разобрать это на вашем бизнесе

Business Surgery: клуб бизнес-трекинга в Алматы. На диагностике бизнеса оба основателя клуба за 1 час находят главную причину, которая тормозит ваш бизнес, и первые шаги. Стоимость 50 000 ₸. Подробнее о клубе.

Записаться на диагностику бизнеса · 50 000 ₸99 чек-листов в Telegram

Ещё по теме «Процессы»