Зоопарк программ

CRM, 1С, таблицы и тетради: данные вводят по три раза, а цифры не сходятся

Что делать, если CRM, 1С, таблицы и тетради: данные вводят по три раза, а цифры не сходятся?

Это диагноз «Зоопарк программ»: заказ из WhatsApp переносят в таблицу, потом в 1С, потом в CRM. Начни с этого: выпиши все платные сервисы с ценой. Дальше: отметь данные, которые вводят дважды. Потом: спроси, сколько времени в день уходит на перенос. Программы не связаны. Люди тратят часы на копирование, а ты получаешь три разные цифры выручки.

Что происходит

Заказ из WhatsApp переносят в таблицу, потом в 1С, потом в CRM. Программы не связаны. Люди тратят часы на копирование, а ты получаешь три разные цифры выручки.

Признаки

Данные вводят в 2-3 программы
Цифры в системах не совпадают
Часы уходят на перенос
Есть программы, которыми не пользуются
Отчёт собирают вручную

Причины

Программы покупали под отдел
Интеграций нет
Нет ответственного за IT
Старые системы не отключают

Во что это обходится

Ручной перенос стоит зарплаты и ошибок. Пример: 3 менеджера по 1,5 часа в день переносят заказы из WhatsApp в таблицу и 1С. Это около 100 часов и 450 000 ₸ зарплаты в месяц плюс 15 неверных отгрузок.

Цифры приведены как пример расчёта. В вашем бизнесе суммы будут свои.

Самопроверка

Посчитайте ответы «да».

Одни и те же данные вводятся в несколько программ?
Цифры в разных программах не совпадают?
Сотрудники тратят больше часа в день на перенос данных?
Ты не знаешь, сколько всего платишь за программы и подписки?
Есть программы, которыми пользуются меньше половины сотрудников?
Отчёт для тебя собирается вручную из нескольких мест?
Программы не связаны между собой?
Нет человека, который отвечает за программы и доступы?

Как читать результат: 0-2 норма, 3-5 риск, 6+ диагноз подтверждён.

Первые шаги

Выпиши все платные сервисы с ценой
Отметь данные, которые вводят дважды
Спроси, сколько времени в день уходит на перенос

Если ничего не менять

Через год программ и расхождений станет больше, а единая система обойдётся дороже.

Инструменты лечения

Разобрать это на вашем бизнесе

Business Surgery: клуб бизнес-трекинга в Алматы. На диагностике бизнеса оба основателя клуба за 1 час находят главную причину, которая тормозит ваш бизнес, и первые шаги. Стоимость 50 000 ₸. Подробнее о клубе.

Записаться на диагностику бизнеса · 50 000 ₸99 чек-листов в Telegram