Аудит ручных операций

Что даёт инструмент

Соберёшь список повторяющихся ручных действий с часами и ценой и выберешь 2-3, где автоматизация окупится быстрее. Время уйдёт на работу, которая приносит деньги.

Когда он нужен

• Собираешься нанять ещё администратора
• Данные переносят руками из программы в программу
• Отчёт собирается полдня
• Одинаковые сообщения пишут заново
• Времени не хватает, куда уходит, неясно

Пошагово

1. Проведи неделю хронометража

   Каждый пишет, что повторяет чаще двух раз в день или каждую неделю: что, сколько раз, минут. Цель для команды: найти лишнюю работу.

   Частая ошибка: «Вспомните, на что уходит время». Вспомнят неприятное, длинное забудут.

2. Посчитай часы в месяц

   Минуты в неделю × 4,3 / 60, умножь на цену часа.

   Частая ошибка: Считать одного человека. Потери размазаны по нескольким.

3. Отдели действия по правилу

   Решение человека или одно правило? Автоматизируй только вторые.

   Частая ошибка: Автоматизировать живой разговор. Сэкономишь час, потеряешь клиента.

4. Подбери решение и окупаемость

   Шаблон, интеграция, бот, сервис или настройка. Цена в месяц против денег за часы.

   Частая ошибка: Большая система «на всё». Полгода внедрения.

5. Начни с одного и замерь

   Больше часов и проще решение. Внедри за неделю, через месяц замерь; Время сразу отдай на задачу.

   Частая ошибка: Не сказать, на что тратить время. Снова «ничего не успеваем».

Как понять, что работает

• Ручные часы: минус 30-50% за квартал
• Окупаемость решения: до 6 месяцев
• Освобождённые часы на задачи с выручкой: от 50%

Рабочий лист

Аудит ручных операций

Раздай лист хронометража на неделю, потом сведи в таблицу и посчитай деньги.

Разделы: Лист хронометража, Свод операций, Расчёт, Порядок внедрения.

Помогает при диагнозах

• Ручная рутина
• Лишние люди в штате
• Зоопарк программ