Ручная рутина

Что происходит

Заказ из WhatsApp вбивают в Excel, потом в 1С. Бухгалтер вечером сверяет Kaspi с кассой. Администратор пишет 40 одинаковых напоминаний. Все заняты, результат стоит.

Признаки

• Одни данные вносят в 2-3 места
• Отчёты собирают руками
• Шаблонные сообщения пишут заново
• Сотрудники просят расширить штат
• Ошибки ввода портят отчёты и заказы

Причины

• Процессы росли кусками
• Часы на рутину никто не считал
• Программы не связаны
• Автоматизация кажется дорогой

Во что это обходится

3 сотрудника по 2,5 часа в день на перенос данных и шаблоны: 165 часов в месяц, почти ставка ещё одного человека на 300 000 ₸. Связка Kaspi с учётом и шаблоны WhatsApp Business стоят разово 150 000-300 000 ₸ и окупаются за месяц-два.

Цифры приведены как пример расчёта. В вашем бизнесе суммы будут свои.

Самопроверка

Посчитайте ответы «да».

1. Одни и те же данные вручную вносятся в 2 системы и больше
2. Еженедельный отчёт собирается вручную дольше часа
3. Сотрудники пишут однотипные сообщения клиентам без шаблонов
4. Оплаты с заказами сверяются вручную
5. За последние полгода кто-то просил дополнительного человека из-за нагрузки
6. Ты не знаешь, сколько часов в неделю уходит на рутину

Как читать результат: 0-2 норма, 3-5 риск, 6+ диагноз подтверждён.

Первые шаги

1. Попроси каждого неделю записывать повторяющуюся рутину и время на неё
2. Для 3 самых затратных задач найди готовые решения
3. Сделай в WhatsApp Business шаблоны 10 частых сообщений

Если ничего не менять

Ещё 1-2 человека на ту же рутину, фонд оплаты растёт без выручки.

Инструменты лечения

• Аудит ручных операций
• Восемь видов потерь
• Карта потока ценности
• Регламент процесса